Toen de initiatiefnemers van deze internetsite mij vroegen mee te denken over de vorm en teksten heb ik gewaarschuwd voor de ‘oubolligheid’ van de term AO/IC. Het is vandaag de dag algemeen geaccepteerd om het ‘star’ en ‘stoffig’ te noemen. Het taalgebruik komt van accountants en financial controllers en de Nederlandse goeroe R.W. Starreveld heeft de basis al in de jaren ’50 bedacht en gepubliceerd. Dus wordt de site dan niet alleen gelezen door degenen die de afkortingen AO en IC al een warm hard toedragen?
“Misschien moet je voor alle moderne varianten op het oude thema AO en IC een eigen website maken. En die dan doorleiden tot je basis AO/IC-site …” was mijn commentaar, “… want naamgeving is belangrijk!”
Volksencyclopedie Wikipedia geeft onderstaande beschrijvingen van AO en AO/IC:
“Administratieve Organisatie (AO) is een vakgebied binnen de informatiekunde en bedrijfsleer. Het houdt zich bezig met het functioneren van de organisatie, de informatie die hieruit voortkomt en het complex van maatregelen om het functioneren en informeren naar wens te laten verlopen. Een meer moderne vertaling van het begrip AO is Bestuurlijke informatieverzorging of kortweg informatiekunde.
Onder interne controle (AO/IC) wordt de controle verstaan op de oordeelsvorming en activiteiten van anderen om de onderneming te kunnen besturen, mits deze controle door of namens de leiding van de organisatie wordt uitgevoerd. …..”
Wat maakt AO/IC volgens velen dan zo star en stoffig?
- In de AO/IC-basisboeken wordt uitgegaan van maakbaarheid van de organisatie en het streven naar aanpassing van de werkelijkheid aan ‘zoals het bedacht is’ (het SOLL-IST-denken).
- Van oudsher is AO/IC-kennis dicht bij de administratieve functie te vinden (niet de meest flamboyante functie in de ogen van veel organisatiecollega’s).
- Niet ‘de werkelijkheid’ wordt gemeten, maar de telbare elementen van die werkelijkheid als gegevensstroom omgevormd tot balansen en verschillen. Die gegevensstroom gaat naar de boekhouder, die zaken cumuleert en vaak veel later voor de directie en de accountant overzichten fabriceert.
- Die overzichten komen voor de uitvoerenden uit een black box, maar toch moeten zei de vragen beantwoorden die management bedenkt naar aanleiding van die overzichten. En dat, naar hun idee, vaak ook nog eens in een jargon waarvoor je gestudeerd moet hebben.
AO/IC wordt dus door weinigen begrepen, maar de oorzaak daarvan ligt veelal bij degenen die ervoor verantwoordelijk lijken te zijn. En daarom moet niet de titel worden vervangen door een Engelse kreet of lettercombinatie (zoals in LEAN, BPR, AIS, …), maar de taal en uitleg worden aangepast. Organisatieleden zouden in hun taal en vanuit hun perspectief uitgelegd moeten krijgen, en moeten kunnen ervaren, hoe gestructureerde informatie hen helpt te begrijpen hoe ze kunnen bijdragen aan de organisatiedoelstelling én aan daarbij overeengekomen verplichtingen. Net als ‘managementinformatie’, zou er passende medewerkerinformatie moeten zijn, toegespitst op de eigen verantwoordelijkheden! Dus niet informatie over medewerkers, maar voor medewerkers! Management en medewerkers; beiden zijn informatiegebruikers.
En als nu ook accountants, adviseurs en toezichthouders zich zouden verdiepen in de wereld van ‘gebruikers’, kunnen we ‘de oude wijn’ weer waarderen in zijn oorspronkelijke verpakking.
Maar we moeten ook eerlijk durven zijn over ‘het waarom van IC’. Interne controle ‘door of namens de leiding’ gebeurt bovenop zelfcontrole. En dit, omdat de praktijk leert dat mensen niet altijd accuraat blijven, fouten maken als vergissing of door kennisgebrek, door toepassing van heuristieken (Kahneman), door afleiding en ja, soms ook door eigenbelang. Als we elkaar willen blijven vertrouwen, is het goed af en toe vast te kunnen stellen dat onze collega opnieuw het teambelang of organisatiebelang heeft laten prevaleren boven het eigenbelang. Niemand rijdt voor z’n plezier door rood, maar in geval van enorme haast wordt die afweging toch vaak medebepaald door de aanwezigheid van een flitser. Niet elke chauffeur is daarmee een fraudeur, maar omstandigheden beïnvloeden zijn of haar gedrag; ook op de werkvloer. IC werkt dus op zowel onbewust als bewust gemaakte fouten.
En dan komen we bij wat veel wezenlijker is dan het verkopen van AO/IC in nieuwe zakken: aandacht voor de omstandigheden waaronder medewerkers werken, informatie verstrekken, controleren en verzamelen. We moeten ons vaker afvragen:
- Is de vier-ogen-procedure ook noodzakelijk als de werkdruk iets wordt verlaagd? Of wanneer de verantwoording niet ‘real-time’ in een database verdwijnt, maar pas nadat deze werkelijk nodig is, zodat de medewerker een eventuele fout ‘gaandeweg’ opmerkt en kan corrigeren?
- Heeft het ‘monitoren’ van het aantal fouten tot doel die medewerker direct aan te spreken en dit vast te leggen in diens ‘persoonlijke database’, voorheen het PZ-dossier? Of is het een signaal om te onderzoeken of de omstandigheden (randvoorwaarden) nog passen bij die medewerker op dit moment?
- Faalt een medewerker die meer fouten maakt dan gemiddeld, of vraagt de manager voor dit moment net even te veel?
Controleren door of namens de leiding is essentieel om de organisatiedoelstelling te kunnen realiseren en hierover verantwoording af te leggen. Maar ook om tijdig te leren dat die doelstelling mogelijk wat moet worden bijgesteld of dat aanpassingen nodig zijn in de omstandigheden. Wie gaat over tot welke aanpassingen en heeft die ook alle mogelijkheden (niet alleen bevoegdheden!) om de juiste keuzes te maken en door te voeren?
Ik weet dat de initiatiefnemers van deze site er in de praktijk zo ruimdenkend inzitten. Maar is Bestuurlijke informatieverzorging daarom ook een betere term
De kwaliteit van de AO/IC van uw organisatie versterken? Volg dan onze Cursus Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC).